あなたの運送会社ではどのように車輛管理をしていますか。
中小企業では、エクセル台帳を利用しているケースが多く見られます。
この記事では、エクセル台帳の課題と車輛管理をよりスマートにするための解決策についてご案内していきます。
目次
車輛管理と適切な管理ができない場合の問題点
車輛管理においては、保有するすべての車輛の情報を登録して管理していかなくてはなりません。
車輛が法制度に則り安全に運行管理できるよう、車検の時期をはじめ、定期点検や整備、メンテナンスの記録や買い替えのタイミングなどを管理していく必要があります。
車検は2年に一度のペースで行う必要がありますが、車輛を一斉に購入するとは限りません。
途中で事故を起こした際や故障して廃車にして入れ替えをすることも多く、車輛ごとにズレていきます。
大量の車輛を管理することで、うっかり車検のタイミングを逸すれば、車検を受けるまで車輛が使えなくなります。
配送予定があったのにトラックを手配できなくなるなど、利益を得るチャンスを失ううえ、荷主からの信頼も失いかねないので注意が必要です。
エクセル台帳による車輛管理の課題
車輛管理をエクセル台帳で行う場合、どのような課題があるのでしょうか。
中小企業の経営者や担当者の中には、エクセルで管理していることが最新のように思い、十分に管理できているように思い込んでいるケースもありますが、エクセルが登場した当時と状況は異なり、課題は山積しています。
どのような課題に直面するのか、主な課題を見ていきましょう。
タイミングを管理しにくい
エクセルは、記録したり、ソートしたり、グラフなどの作成には優れていますが、車検や定期点検、整備といった時期のタイミングを管理するには課題が残ります。
関数の設定で車検をすべき何日前になったらアラートを出すといった仕組みを作ることもできますが、アラートはエクセル台帳を開かないと表示されません。
エクセル台帳を日々開く習慣をつけることやタイミングをチェックする担当者などを決めておかないと、漏れや遅延が生じるリスクがあります。
車輛の入れ替えを記録し忘れる
車輛を廃車にして登録を抹消した際や新車や中古車を購入した場合には、エクセル台帳に記録、登録していくことが必要です。
これについても、専任の担当者などを決めておかないと、漏れが生じるおそれがあります。
特に、購買部門と保守管理部門が分かれていて連携が取れていないと、新車を購入しておきながらエクセル台帳への登録がされず、車検などのタイミングを逃すリスクが高まります。
一方、廃車にしたのにエクセル台帳に記載したままでは、車検のタイミングに焦るなど、無駄な手間が発生する場合もあるので、速やかに登録を削除しましょう。
データが破損する可能性
車輛は5年、10年と長く運用されることも多く、台帳も長く使い続けられている場合が少なくありません。
エクセル台帳も長く使用され、データ量が重くなるほど破損する可能性が高くなります。
一台のパソコン内だけで管理され、共有フォルダで管理されていない場合やバックアップを怠っている場合、データの破損やパソコンの故障で、すべてのエクセル台帳が失われるおそれもあります。
俗人化や陳腐化のリスク
エクセル台帳は、歴代の担当者によってより便利に使えるよう関数などが組み込まれたり、より活用しやすいよう項目が増やされたりすることがあります。
もっとも、担当者が離職した場合や配置転換があった場合に引き継いだほうが対応できなくなるリスクがあります。
動きがおかしくなって修正したくても、組み込まれた関数や数式の解析に時間や手間がかかるほか、エクセルの知識やスキルが乏しい方が担当になると太刀打ちできません。
また、エクセル台帳を最初に作成した時から脈々と受け継がれたうえ、途中で便利な機能などを加えても、次の担当者が使い方や修正ができずにいると、どんどん陳腐化していき、管理がしにくくなるリスクもあります。
車輛管理をスマートにする解決策
車輛管理をスマートにするには、思い切ってエクセル台帳を卒業し、より自動化された便利なシステムを使うのがおすすめです。
もっとも、新たなツールに移行するにあたっては、大量の車輛情報を転記することや入力し直さなくてははならないなど、負担を感じるのではないでしょうか。
車輛登録をし直す手間や転載ミスなどを考えると重い腰が上がらないという運送業者は少なくありません。
運SOULなら登録もスムーズ
運SOULを使えば、車輛管理はもちろん最初の登録もスピーディーです。
車検証にはない車格も表示でき、どの免許種別で乗ることができる車なのかが判別される独自機能が搭載されています。
エクセル台帳のデータをCSVで出力したうえで読み込ませれば、車台番号とナンバーをまとめて読み込んだ後、わずか1分で車検証登録が完了するので手間もかかりません。
車検後データは自動更新され、入力更新作業も不要です。
さらに、車検・点検漏れ防止のアラート機能も搭載され、メールなどで一定の期間前に警告されるので、車検やメンテナンスの漏れも防げます。
まとめ
エクセル台帳による車輛管理や手間もかかり、車検や点検漏れなども発生しがちです。
属人化することやデータが破損するリスクもあります。
運SOULを導入することで、車輛登録もスピーディーにでき、アラート機能で車検・点検漏れを防止できるうえ、車検後データも自動更新されていくので手間が省けます。
