車両管理とは？目的や必要性、業務内容や効率化する方法まで詳しく解説【運SOUL】

車両管理とは、企業が所有している車両を適切に管理し、安全で効率的な運行を確保するための一連の業務を指します。これには、車両の点検・メンテナンス、燃料管理、運行管理、運転者の健康管理、法令順守などが含まれます。車両管理の目的は、事故のリスク低減や運行コストの削減、万一事故が発生した場合に発生する法的な問題を未然に防ぐことです。

車両管理の主要な目的の一つは、企業の信頼性を高めることと従業員の安全を守ることです。まず、企業が所有する車両を適切に管理することで、運行中のトラブルや事故を未然に防ぎ、企業の社会的信用を維持することができます。さらに安全運転の徹底や定期的なメンテナンスにより車両の性能を保つことで、ドライバーの安全を確保します。従業員に対しては適切な運転教育や安全講習を実施することで、安全意識を高めることが可能です。これにより、企業のイメージ向上や従業員のモチベーション向上にもつながります。

適切な車両管理は、事故リスクの回避に大いに寄与します。車両の定期的な点検やメンテナンスを行うことで、不具合を早期に発見し、重大な事故を未然に防ぐことができます。また、車両管理システムを導入することで、ドライバーの運転状況をリアルタイムで監視し、危険な運転行動を検知することが可能です。これにより、事故の発生を抑え、安全な運行を実現することができます。さらに、運行前後のチェックリストや定期的な安全ミーティングを実施することで、事故防止の意識を高めることも重要です。

車両管理は、コスト最適化にも大きな効果をもたらします。燃料消費の管理や走行ルートの最適化により、燃料費を削減することができます。さらに、適切なメンテナンスを行うことで車両の故障を減らし、修理費用を抑えることもできます。車両の寿命を延ばすことは、新たな車両購入の頻度を減らすこととなり、長期的なコスト削減につながります。また、車両の稼働状況をモニタリングし、効率的な運行計画を立てることで、無駄な運行を減らし、全体的な運行コストを低減することが可能です。

車両管理において法的責任を果たすことは、企業にとって非常に重要です。道路交通法や労働基準法などの関連法規に基づき、定期的な車両点検や安全運転管理者の選任、アルコールチェックの実施などを行う必要があります。これらの法令を遵守することで、法的トラブルを未然に防ぎ、企業としての信頼性を高めることができます。また、法令遵守のための記録をしっかりと保管し、必要に応じて提出できる体制を整えることも重要です。これにより、監査や調査が入った際にも、迅速かつ適切に対応することができます。

安全運転管理者の選任は、車両管理の基本となる重要な要素です。安全運転管理者は、企業の車両運行における安全性を確保し、従業員の安全運転を促進する役割を担います。

■安全運転管理者とは

安全運転管理者とは、道路交通法に基づき選任される管理者であり、企業が所有する一定数以上の車両を管理する際に必要です。具体的には、以下の条件を満たす必要があります。

• 20歳以上
• 運転管理に関する実務経験が2年以上あること、または公安委員会の認定を受けていること
• 過去2年以内に重大な交通違反歴がないこと

選任された安全運転管理者は、定期的な講習を受ける義務があり、また車両の安全運行を徹底するための指導を行います。そうすることで事故の発生を抑え、安全な運行を実現します。

車両管理規程の作成と定期的な見直しは、車両管理業務の中で欠かせないステップです。この規程には、車両の使用方法、点検スケジュール、事故時の対応手順などが含まれます。明確な規程を設けることで、従業員全体が統一された基準のもとで車両を運用することが可能となり、管理の効率が向上します。
また、車両管理規程は企業の運用環境や法規制の変化に対応するため、定期的に見直すことが重要です。最新の情報を反映した規程により、常に最適な車両管理が実現できます。例えば、新たな法規制が導入された場合や、車両の種類や使用目的が変わった場合などに規程を更新することで、法令遵守と安全運行を確保することができます。

車両管理においては、管理元や責任者を明確にすることが不可欠です。これは、各業務の担当者が明確になることで、責任の所在がはっきりし、効率的な管理が可能となるためです。具体的には以下の点が重要となります。

1. 管理者の選任

   車両の点検、メンテナンス、運行管理などの業務を担当する管理者を明確に選任します。管理者は、車両の運行状況、メンテナンスのスケジュール、燃料消費などの情報を一元管理し、効率的な運用の実現に努めます。

2. リアルタイム管理

   車両管理システムを導入し、リアルタイムで車両の状況を把握できる体制を構築します。これにより、緊急時の対応や運行計画の見直しが迅速に行えます。

3. データ分析と報告

   ドライバーの運転日報や点検記録などのデータを収集・分析し、運行の改善点を見出すことが重要です。データに基づいた管理により、効率的かつ安全な運行が可能となります。

以上のポイントを適切に管理・運用することで、企業は安全性の向上、コスト削減、法令遵守の確保といった多くのメリットを享受することができます。これにより、持続可能な企業運営が実現し、社会的な信頼も高まっていくでしょう。

ドライバーの管理は、車両管理の中でも非常に重要な要素です。ドライバーの健康状態や運転スキルの把握、安全運転の指導などが含まれます。これにより、事故のリスクを低減し、運行の安全性を確保することができます。また、勤務時間の管理や疲労の予防なども重要なポイントです。

車両の管理は、車両そのもののメンテナンスや点検を含みます。定期的な点検と適切なメンテナンスを行うことで、車両の性能を維持し、故障や事故を未然に防ぐことができます。また、車両の効率的な運用の為、車両の稼働状況や走行距離の管理も重要となります。

車両管理台帳の作成は、車両管理の基本となる業務です。台帳には、各車両の詳細情報、メンテナンス履歴、走行距離、燃料消費量などを記録します。これにより、車両の状況を一目で把握でき、適切な管理が可能となります​ ​。

■車両管理台帳の作成方法

エクセルのテンプレートを利用

エクセルのテンプレートを利用する方法は、手軽で柔軟性があります。企業ごとに必要な項目を追加したり、フォーマットをカスタマイズしたりすることができます。基本的な項目としては、車両番号、車種、購入日、メンテナンス履歴、走行距離、燃料消費量などがあります​。

車両管理システムを利用

車両管理システムを利用する方法は、より高度な管理が可能です。クラウドベースのシステムを導入すれば、リアルタイムで車両のデータを管理でき、データの分析や報告書の作成も自動化できます。また、アラート機能により、定期点検やメンテナンスのスケジュールを管理しやすくなります。これにより、管理者の負担を大幅に軽減し、効率的な運用が実現可能です。​

車両管理を効率的かつ効果的に行うためには、専用の管理システムの導入が推奨されます。
手動管理ではデータ処理やリアルタイムの状況把握が難しくなりますが、システム導入により効率的なデータ管理が可能です。
車両のメンテナンス履歴や走行距離、燃料消費量を一元管理し、データ入力ミスや管理漏れを防ぎます。クラウドベースのシステムの場合はリアルタイムアクセスができ、迅速な意思決定が可能になります。
さらに、燃料費削減やメンテナンス費用の削減、安全性の向上も期待できます。ドライバーの運転行動をモニタリングし、危険運転を検知、安全運転の指導が行えます。
法令遵守の支援もシステムの重要な機能です。点検や車検のスケジュール管理をシステムがサポートすることで、うっかり法令違反とならないようにすることが可能です。
システム導入により管理者の業務負担も軽減され、データ入力や報告書作成が自動化されることで、重要な業務に集中できます。
車両管理システムは企業の車両運用の効率化と安全性の向上を実現し、持続可能な運営に役立ちます。

車両管理システムを導入することで、管理業務が大幅に効率化されます。手作業で行っていたデータ入力やデータ整理が自動化され、車両の運行データ、メンテナンス履歴、燃料消費などを一元管理できるため、リアルタイムでの情報アクセスが可能になります。これにより、管理者はデータ入力の手間から解放され、戦略的な業務に集中できるようになります。また、自動アラート機能により、点検やメンテナンスの時期を逃さずに管理できるため、車両の健康状態を最適に保つことも可能です。

車両管理システムは、コスト削減にも大いに役立ちます。燃料管理機能を活用することで、各車両の燃費を詳細にモニタリングし、無駄な燃料消費を削減することができます。さらに、メンテナンスのタイミングを適切に管理することで、未然に故障を防ぎ、高額な修理費用を避けることもできます。また運行ルートの最適化や車両の稼働状況の分析を行うことで効率的な運行が可能となり、全体的な運行コストの削減につながります。

事故防止も車両管理システムの重要なメリットの一つです。車両管理システムによっては、ドライバーの運転行動をリアルタイムで監視し、危険な運転パターンを検出する機能を備えています。例えば、急加速や急ブレーキ、長時間の運転などを検知した場合は即座に管理者に通知します。これにより、ドライバーに適切なフィードバックを行い、安全運転を促進することができます。さらに、事故が発生した場合でも迅速に状況を把握し、適切な対応を取ることができるため、二次災害を防ぐことができます。こうしたシステムの導入により、事故リスクを大幅に低減することが可能です。

車両管理システムは、企業のサービス向上にも寄与します。導入するシステムによってはリアルタイムで車両の位置情報を把握できるため、顧客からの問い合わせに迅速に対応することができます。これにより、顧客満足度の向上につながります。また、運行状況を詳細に分析することで、配送の効率化やサービスの改善点を見つけ出し、サービス品質を向上させることが可能です。例えば、配送時間の短縮や遅延の防止など、顧客に対するサービスの信頼性を高める施策を実行できます。これにより、競争力のある企業として市場での地位を強化することができます。

「運SOUL」では運送会社経営に必要な「人材管理」「車両管理」「配送管理」「会計管理」などのデータをこれ1つで管理することが可能です。また、これらのデータを取り込むことでまとめてデータを閲覧・分析することができるので、これまで見えていなかった経営課題を発見することも可能です。
運送業界を深く知っているからこそ、運送会社が本当に欲しい機能を提供できる「運SOUL」を利用してみてはいかがでしょうか。

1. かんたん車検証登録と自動更新

   車検証の「ナンバー情報」「車台番号」を登録することで、これまで面倒だった車両のマスター登録が完了します。なお登録された車検証は国土交通省のデータベースと自動連携し、常に最新の車検証情報が閲覧可能となります。
   また、一度登録した車検証情報は、車検の更新時に自動で更新されます。
   「運SOUL」を導入することで、車検更新時に1台ずつ社内管理していた車両台帳の差替えや、それに付帯するアナログな更新業務など、事務作業を大幅に削減することが可能です。

2. 請求書アップロードで原価カンタン計算

   燃料費・整備費・高速料金など、請求書データをアップロードいただくことで、どの車両でいつ、どこで、何に、いくら支払っているかといった原価を集計し、一元管理することができます。

3. 行政処分など企業リスクを軽減！更新漏れを防ぐアラート機能

   国内で多発している車検切れ走行発覚による行政処分などを未然に防ぐため、「車検切れアラート機能」を搭載しています。この機能は、車検更新日の45日前、15日前、当日にアラートをメールやFAXで通知するものです。
   車検切れ運行は、車両を運転する従業員の免許停止や、会社の信用失墜に直結します。「運SOUL」を導入することで、車両管理だけではなく、会社のリスクマネジメントにも役立ちます。

車両管理の徹底は、企業の信頼性向上、従業員の安全確保、コスト最適化、法令順守に大きく寄与します。特に、安全運転管理者の選任や車両管理システムの導入は、事故リスクの低減や効率化に欠かせない要素です。今後、より効果的な車両管理を実現し、安全で効率的な運行を確保するために、車両管理システムを活用しましょう。